¿Listo para nada?

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Manejo de Emergencias & Materiales Peligrosos

¿Listo para nada?

Por Fred Durso, Jr.

Por qué un método de planificación ante todo tipo de emergencias puede hacer que las universidades sean más seguras—y cómo NFPA 1600 puede ayudar a la continuidad de negocios cuando un desastre golpea.

Un nuevo informe indica que los campus de universidades no cuentan con un enfoque que cubra la totalidad de los riesgos en la preparación para emergencias y que podrían estar en peligro.

Además: Mejores prácticas adoptadas por facultades que están actuando de la manera correcta.



Durante años, Rollins College, una pequeña facultad de artes liberales de Winter Park, Florida, focalizó su plan de respuesta a emergencias en los huracanes. Después de todo, ¿qué otra amenaza podría ser más inmediata en un área a la que los meteorólogos denominan “el callejón de los huracanes”?

El interrogante fue respondido el 16 de abril de 2007, cuando un hombre armado asesinó a 32 estudiantes y miembros de la facultad en Virginia Tech. La tragedia puso de relieve las vulnerabilidades que existían en los campus de universidades y obligó a los administradores de las instituciones de todo el país a considerar la implementación de significativas actualizaciones en sus planes de preparación para emergencias. Luego de la balacera de Virginia Tech, Rollins, con una matrícula de 3.300 estudiantes, desarrolló e implementó un plan para emergencias que cubre la totalidad de los riesgos y permite abarcar un amplio espectro de amenazas, desde desastres naturales y pandemias hasta actos de violencia y alteraciones cibernéticas. Dicho plan está diseñado para proteger no sólo a los estudiantes y al personal, sino también a la infraestructura, servicios humanos y operaciones diarias de la institución.

Finalizado este verano, el nuevo plan se basa en las mejores prácticas adoptadas de otras facultades que se adaptan al campus de Rollins, expresa Brad McKown, el director de salud y seguridad ambiental de la universidad. “Quisimos ser coherentes con la ciudad de Winter Park, Condado de Orange y con el estado de Florida, donde se aplica un enfoque que abarca la totalidad de los riesgos”, dice. “Si van a brindar acciones de respuesta en nuestro campus durante una emergencia, podemos hablar el mismo idioma. Podemos interactuar perfectamente con aquellas agencias de respuesta si utilizamos el mismo sistema que ellas usan”.

Los recientes desastres naturales y actos de violencia ocurridos en facultades y universidades muestran que los campus se mantienen susceptibles a la furia de la naturaleza, así como a la de los seres humanos, a pesar del creciente énfasis que se pone en el manejo y la preparación para emergencias. Compartir las mejores prácticas e identificar los distintos aspectos de seguridad existentes, sin embargo, podrían estar entre las mejores herramientas que los campus pueden utilizar de manera efectiva en sus esfuerzos para estar preparados para lo impensable.

 

Resultados de la encuesta
> El 30 por ciento de las instituciones encuestadas cuentan con un plan para la continuidad de los negocios que abarca las operaciones de todo el campus.> El 90 por ciento de las universidades encuestadas con programas de estudio de cuatro años, y el 81 por ciento de las instituciones privadas sin fines de lucro con programas de estudio de cuatro años, utilizan cámaras de seguridad para monitorear las actividades que se desarrollan afuera de las instalaciones, incluidas las residencias universitarias y los edificios académicos. Sin embargo, sólo un quinto de quienes respondieron a la encuesta dijeron que las cámaras se utilizaban en todos o en la mayoría de estos edificios.> Más del 75 por ciento de las instituciones que disponen de sistemas de notificación de emergencias utilizan mensajes por correo electrónico y de texto para notificar a la comunidad del campus sobre un incidente.> Más del 70 por ciento de las instituciones requieren que los estudiantes y el personal se registren, u opten por ser incluidos, para recibir mensajes de emergencias.> Menos de la mitad de las facultades encuestadas utilizan tarjetas de acceso electrónico para ingresos externos o internos a bibliotecas, sindicatos de estudiantes, refectorios y a las áreas de estadios y de eventos. Casi la mitad de quienes respondieron a la encuesta utilizan tarjetas de acceso al perímetro de todas las residencias universitarias.> Más de la mitad de las instituciones encuestadas colocan letreros con instrucciones sobre la respuesta a una emergencia en las residencias universitarias y laboratorios, pero menos de la mitad los colocan en otros lugares.> De las instituciones que cuentan con un gerente para emergencias designado, en sólo una de cada cinco dicho puesto es de tiempo completo. Más del 60 por ciento de las instituciones informan que la preparación para emergencias no es responsabilidad exclusiva de su gerente de emergencias.> Dos tercios de quienes respondieron a la encuesta han incrementado su partida presupuestaria para planificación y preparación para emergencias, aunque sólo el 3 por ciento cobran aranceles de campus asignados exclusivamente a la planificación para emergencias.

Esa es la meta del Proyecto Nacional de Seguridad y Protección de los Campus (NCSSP, por sus siglas en inglés), una acción que durará dos años y cuyo objetivo será el de evaluar el estado actual de la preparación para emergencias, las deficiencias en la seguridad, las mejores prácticas aplicadas en las instituciones educacionales y los pasos posibles y necesarios para la promoción de entornos más seguros en los campus. Por ejemplo, un nuevo informe del NCSSP, “Listo para responder: Casos Prácticos en Seguridad y Protección de los Campus”, publicado en junio, indica que, si bien la mayoría de las facultades cuentan con un plan para emergencias que abarca a los desastres naturales y actos de violencia, una menor cantidad de facultades contemplan las emergencias médicas, pandemias o alteraciones cibernéticas. El informe también describe otros conceptos diversos, entre los que se incluye una falta de planificación para la continuidad de los negocios en instituciones educacionales, una insuficiente señalización para la preparación para emergencias y una falta de coherencia en la difusión de los mensajes de emergencia. El informe destaca además seis instituciones que estarían actuando de la manera correcta, Rollins entre ellas, en particular facultades con estrategias debidamente implementadas que les permitan mantenerse operativas con posterioridad a una emergencia.

“Ahora no estamos lidiando con el modo en que [una emergencia] afecta a cierta parte de una institución, sino cómo afecta a la totalidad”, expresa James A. Hyatt, gerente de proyecto e investigador principal del NCSSP. “Las facultades que están actuando de la manera correcta incluyen todas las facetas de la facultad o universidad”.

La NFPA enfatiza la importancia de la preparación para emergencias, y su gran cantidad de códigos y normas relevantes podrían desempeñar un importante rol para colaborar con las facultades y universidades en la implementación de las recomendaciones del NCSSP como parte de una efectiva planificación para el manejo de las emergencias.

Las organizaciones de educación superior deberían aplicar la NFPA 1600, Manejo de desastres/emergencias y programas para la continuidad de los negocios, para el desarrollo de sus planes de emergencias en campus, y las mejores prácticas deberían ser compartidas e implementadas en otros lugares, de acuerdo con lo que expresa Robert Vondrasek, Vicepresidente de la NFPA para proyectos técnicos. “Dada la reputación de la NFPA en seguridad humana y gracias a la diversidad de nuestros miembros, podemos facilitar y disponer de lo requerido para que las organizaciones de educación superior se unan en el debate de estos importantes aspectos, compartan experiencias y trabajen en conjunto para encontrar las soluciones”, dice Vondrasek.

Fortalezas + debilidades
El proyecto NCSSP fue inducido por una serie de emergencias en campus ocurridas en los últimos años, incluidas las balaceras de Virginia Tech y el huracán Katrina. Promulgado por la National Association of College and University Business Officers (Asociación Nacional de Ejecutivos de Asuntos Académicos de Facultades y Universidades - NACUBO, por sus siglas en inglés) y por otras ocho asociaciones de educación superior, el NCSSP fue diseñado para colaborar con las instituciones educacionales en la implementación de las cuatro fases del manejo de emergencias: prevención y mitigación, preparación, respuesta y recuperación. Un comité directivo compuesto por miembros de estas asociaciones revisó la literatura existente sobre manejo de emergencias, compiló una encuesta realizada por Internet y visitó seis instituciones el año pasado con el fin de desarrollar casos prácticos sobre las facultades, que ejemplifican las mejores prácticas en el manejo de emergencias.

De las 342 instituciones incluidas en la encuesta, muchas ya habían establecido prioridades para el manejo de emergencias, de acuerdo con lo especificado en el informe del NCSSP. Ochenta y cinco por ciento del total de las instituciones que respondieron la encuesta cuentan con un plan de preparación que como mínimo cumple con los protocolos descriptos en NFPA 1600, y más del 40 por ciento de las instituciones que no disponen de un plan tienen uno en proceso. Más del 90 por ciento de las universidades públicas con programas de estudio de cuatro años y casi dos tercios de las instituciones privadas han celebrado acuerdos de ayuda mutua con cuerpos de bomberos, con la policía y otras agencias.

Lo que desconcierta a Hyatt es que sólo el 30 por ciento de las instituciones cuentan con un plan para la continuidad de los negocios que cubre las operaciones que se desarrollan en toda la extensión de los campus. “Algunas facultades contaban con planes para la continuidad de los negocios para el área de servicios comerciales de los campus, pero eran muy pocas las que disponían de un plan que abarcara el área académica”, dice. “Esa es un área que requiere de una mayor exploración”.

Una excepción es Cornell University, que está entre las seis facultades destacadas en el informe. En 1999, el personal de las instalaciones de Cornell conceptualizó un plan para la continuidad de los negocios que, en retrospectiva, era “estático y carecía de una interfaz con el sistema de información de las instalaciones de la universidad”, expresa Ben Kuo, director adjunto de salud y seguridad ambiental. Luego de los ataques terroristas del 11 de septiembre, del huracán Katrina y de las balaceras en Virginia Tech, sin embargo, Cornell definió las estrategias para una mejor respuesta que pudiera contemplar las amenazas de tal envergadura y conectar todos los departamentos de la universidad durante una emergencia.

La encuesta también plantea importantes aspectos acerca de cómo los campus envían y reciben alertas digitales de emergencias. Algunas facultades requieren que los estudiantes y el personal “opten por ser incluidos” —es decir, se registren si desean recibir mensajes de emergencias a través de correo electrónico o texto—, mientras que otras permiten que los receptores “no tengan que optar para ser incluidos” en la recepción de alertas por correo electrónico o texto, que de otra manera se envían automáticamente a todos los miembros de la comunidad del campus. Si bien más del 75 por ciento de las instituciones que cuentan con sistemas de notificación para emergencias utilizan el envío de mensajes por correo electrónico y de texto para notificar a la comunidad del campus sobre un incidente, más del 70 por ciento de las instituciones requieren que los estudiantes y el personal se registren, u opten por ser incluidos, para la recepción de dichos mensajes, indica el informe. “El enfoque de la opción para ser incluidos no constituye una estrategia muy exitosa para maximizar la cantidad de participantes en el programa, le falta uniformidad bajo las circunstancias más favorables”, dice Bill Elvey, director ejecutivo de las instalaciones para ingeniería, construcción y planificación de la University of Texas, en Dallas, y miembro del comité directivo del NCSSP. Elvey sostiene que el enfoque de no tener que optar por la inclusión llegaría a una mayor cantidad de personas y sería más efectivo para alertar a la comunidad del campus por una emergencia.

El envío efectivo de las alertas es sólo una pieza del manejo de emergencias. Se está examinando también quién tiene a su cargo el envío de dichas alertas. Muchas instituciones limitan la cantidad de personas que pueden enviar alertas a unos pocos administradores de alto rango, una práctica que Elvey describe como problemática, dado que que sean sólo los administradores de alto nivel los responsables para esta tarea puede llevar a que se produzcan demoras en la difusión de los mensajes de emergencia. En algunos casos, agrega, el personal de las instalaciones o los miembros del personal con roles similares son los primeros en enterarse de una emergencia, y los campus podrían verse beneficiados si también se les permitiera a estas personas enviar alertas. “Según la urgencia o gravedad de la situación, debería efectivamente haber un rango de personas, desde los niveles inferiores hasta el presidente, pasando por todos los niveles restantes, que tengan autoridad para enviar mensajes, a fin de maximizar la oportunidad de notificar a la comunidad del campus”, expresa Elvey.

Pero la tecnología tiene sus limitaciones, especialmente si los estudiantes y el personal no están conectados con el mundo digital. Para contemplar esto, Virginia Tech ha colocado una serie de letreros en el campus, en los que se instruye a los estudiantes y al personal sobre la respuesta apropiada a incendios, personas sospechosas, amenazas de bomba y explosiones, materiales peligrosos y fallas en la energía eléctrica, de acuerdo con lo que expresa Elvey, ex vicepresidente para las instalaciones en Virginia Tech. La facultad también ha instalado sirenas de advertencia. Si bien el informe del NCSSP indica que más de la mitad de las instituciones encuestadas colocan notificaciones similares en residencias universitarias y laboratorios, menos de la mitad las colocan en otros lugares, y el 20 por ciento de las instituciones encuestadas no tenían ningún letrero.

“No creo que se trate de la clase de información que uno publica en algunos lugares y no en todos”, sostiene Elvey.

Lo mejor de lo mejor
Junto con la encuesta, el informe del NCSSP también incluye estudios detallados de casos que destacan las mejores prácticas implementadas en Arizona State University, Purdue University, Tulsa Community College y University of Marylando College Park, además de en Rollins y Cornell. “Esta es la primera vez que estos casos prácticos se han unido de manera holística”, dice Hyatt. “Examinamos una gran cantidad de instituciones, grandes instituciones públicas, pequeñas instituciones privadas y todas las otras instituciones comprendidas entre ambas. El propósito (...) era crear casos prácticos que una facultad pueda examinar y decir: Mi alcance es similar al de Purdue. Aquí se describen algunas de las cosas que están haciendo y, tal vez yo también pueda hacer algo similar”.

Cornell, por ejemplo, pone el énfasis en un plan de retorno a los negocios para reiniciar la enseñanza y la investigación dentro de los 30 días de cualquier interrupción en el campus principal. Se requieren planes de continuidad en todos los departamentos de la universidad y complementan un plan central comprensivo que describe el espacio temporario del edificio, la infraestructura y un flujo de ingresos durante las emergencias. Un sistema online desarrollado por la Oficina de Planificación para Emergencias y Recuperación de la universidad incluye las responsabilidades del personal y la información de contacto, así como los requisitos de tecnología de la información para la facultad Ivy League, cuya matrícula es de alrededor de 20.000 estudiantes.

En el informe también se destacó el método aplicado por Rollins para la difusión de los mensajes de emergencias. Según la urgencia de la situación y su amenaza para la seguridad humana, distintos departamentos administrativos pueden responder a distintos incidentes. Si hubiera una amenaza extrema para la seguridad humana que requiriera una respuesta inmediata, por ejemplo, los oficiales responsables de la seguridad del campus, de la gerencia de las instalaciones o de la salud y seguridad ambiental, en lugar del presidente o la cúpula gerencial, emitirían las alertas.

La University of Maryland College Park, con una matrícula de aproximadamente 37.000 estudiantes en su campus suburbano de Washington, D.C., se adhiere a un plan de emergencias que abarca la totalidad de los riesgos, a la vez que requiere que la comunidad del campus se involucre. La universidad organiza anualmente la Semana de Concientización para Emergencias todos los otoños, así como también simulacros anuales que incluyen diversos escenarios, entre ellos una potencial explosión terrorista en el Centro Comcast, la arena atlética de la universidad, con asientos para alrededor de 18.000 personas, y un incendio de grandes dimensiones que involucre materiales peligrosos.

A pesar de estos esfuerzos, es una ardua tarea para los oficiales de Maryland, así como para aquellos de la mayoría de las facultades, comprometer a la comunidad del campus en la preparación para emergencias. “Es muy difícil lograr que los estudiantes, la facultad y el personal acepten que necesitan un cierto nivel de preparación”, dice el Oficial Principal Jay Gruber, jefe de policía adjunto y director adjunto de seguridad pública de la universidad. La mejor táctica para aumentar la inclusión de los campus, dice Gruber, podría ser una que aún no ha sido descubierta. “Reinventar la rueda lleva tiempo, esfuerzo y dinero”, expresa. “Y si hay alguien que está haciendo lo correcto, se lo debería copiar, se lo debería imitar. No es para mí un orgullo tener el título de propiedad. Me encanta compartir cosas con la gente. Lo hago todo el tiempo”.

Rol de la NFPA
Si bien las instituciones toman en consideración el informe y las sugerencias descriptas en los casos prácticos, la NFPA podría colaborar en determinadas áreas, específicamente la recomendación del informe —y la sugerencia de Gruber— de establecer un centro nacional de intercambio de información sobre seguridad y protección en los campus. Este recurso, de acuerdo con lo que sostiene Vondrasek de la NFPA, podría surgir de una mayor colaboración entre la NFPA y su agencia asociada, el Centro para la Seguridad contra Incendios en los Campus (CCFS, por sus siglas en inglés)—cuyo propósito es reducir la cantidad de víctimas fatales por incendios en los campus de universidades en todo el país.

En mayo pasado, el CCFS lanzó el Proyecto de Datos sobre Incendios en Campus, un servicio de recopilación de datos por Internet que suministra información estadística sobre seguridad humana y contra incendios en facultades y universidades de todo el país. Hasta la fecha, 200 facultades han contribuido voluntariamente suministrando datos en el repositorio, una herramienta que eventualmente identificará las tendencias de los incendios en facultades, a la vez que ofrece otro componente para la seguridad en los campus, dice el Presidente del CCFS, Paul D. Martin. “Dado que los incendios constituyen una de las mayores amenazas que interrumpen las operaciones diarias en los campus, estamos listos para integrar nuestra experiencia”, expresa Martin.

También se han materializado asociaciones similares. En 2009, la NFPA y APPA, anteriormente la Association of Physical Plant Administrators of Universities and Colleges (Asociación de Administradores de Plantas Físicas de Universidades y Facultades), comenzaron un debate sobre la creación de un único documento en el que se hiciera referencia a la protección contra incendios y a aspectos relacionados con la seguridad en los campus. La APPA sugería que las instituciones educacionales sean clasificadas como un tipo particular de ocupación, estimulando potencialmente a la NFPA para el desarrollo de un código o norma para este escenario. El Consejo de Normas de la NFPA no dio respaldo a ese enfoque, aunque recomendó que el personal de la NFPA explorara “una compilación de productos para adaptarse a las necesidades de la APPA, en lugar de crear una nueva norma”. Una sugerencia es la creación de una guía de referencia que describa los casi 160 códigos y normas de la NFPA que tratan sobre estructuras, sistemas, procesos y riesgos prevalentes en los campus de universidades. Los debates continúan.

Una mayor promoción de la NFPA 1600, un documento sin costo que puede ser descargado, disponible en el sitio www.nfpa.org/1600, podría contribuir en el tratamiento de algunas de las inquietudes incluidas en el informe sobre instituciones educacionales sin planes para la continuidad de los negocios ni planes que cubran la totalidad de los riesgos. “Recomiendo encarecidamente que las facultades y universidades recurran al asesoramiento de expertos en la materia que puedan contribuir en la identificación y evaluación de los riesgos que podrían tener impacto en sus instituciones”, dice Don Schmidt, presidente del Comité de Manejo de Emergencias y Continuidad de los Negocios de la NFPA y CEO de Preparedness, LLC, una consultora especializada en estos temas. “La evaluación de los riesgos es la base de todo el programa de manejo de emergencias y continuidad de los negocios”. La promoción de un curso de dos días sobre la NFPA 1600, dictado por la NFPA a las facultades y universidades es otra de las opciones”, agrega.

Otro de los aspectos a considerar es la colaboración de la NFPA con una encuesta de seguimiento. “Existe un interés [de las asociaciones involucradas en el proyecto] en saber qué progreso se logrará”, expresa Hyatt. “La idea general detrás del estudio era que no se tratara de un incidente de una sola vez. La clave es mantener ese enfoque y no esperar a que ocurra un próximo incidente de grandes dimensiones”.

Fred Durso, Jr. es escritor de la redacción del NFPA Journal.


La Fundación de Investigación lanza un proyecto para comunicaciones de emergencia
La Fundación para Investigaciones de Protección contra Incendios, institución afiliada a la NFPA para la investigación, ha lanzado un nuevo e importante proyecto de investigación relacionado con el NFPA 72, Código Nacional de Alarmas de Incendio y Señalización, que podría contribuir con las facultades y universidades en la obtención de los mayores beneficios de sus sistemas de comunicaciones de emergencia.

El objetivo del proyecto de dos años, que comenzó en agosto, es desarrollar las mejores prácticas para la planificación e implementación de estrategias de comunicaciones de emergencia para edificios y campus de edificios, incluidas las facultades y universidades. El proyecto respalda las disposiciones del NFPA 72 relacionadas con la planificación, diseño, instalación y uso de los sistemas de comunicaciones de emergencia. El proyecto está siendo conducido en forma conjunta por la Fundación y el Laboratorio de Investigación de Edificios e Incendios del Instituto Nacional de Normas y Tecnología.

El proyecto se centrará en el establecimiento de las mejores prácticas para el contenido y envío de mensajes de emergencias como una función de tipo de emergencia, de un marco temporal, para una audiencia prevista y con un determinado formato de envío. El programa desarrollará herramientas y plantillas para quienes emiten los mensajes, como los comandantes de incidentes y los gerentes de las instalaciones, a fin de colaborar en la planificación y composición de mensajes que maximizarán la efectividad del método de envío. Uno de los primeros productos del proyecto será una revisión de la literatura que brindará una valiosa guía a los comités del NFPA 72 para la próxima edición del Código. Para obtener mayor información, contacte a la Research Foundation en .

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