El Gerente de instalaciones

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Manejo de Emergencias & Materiales Peligrosos

El Gerente de instalaciones

Por Naomi Millán

Desde mantener las luces encendidas hasta recortar los costos de energía y mantener protocolos adecuados de seguridad humana, el gerente de instalaciones maneja todos los aspectos del funcionamiento de una planta.



BOM 200x214En instalaciones, desde hospitalarias hasta edificios de altura, en campus universitarios y plantas de fabricación, hay mucho que la gente que trabaja y vive en ellas da por sentado. Se asume que las luces se encenderán, que el aire estará limpio y confortable, y que en días de lluvia, el interior estará seco. Se asume que las instalaciones constituyen un lugar seguro donde trabajar, y que si ocurriera una catástrofe, se suministraría ayuda y las actividades comerciales se retomarían sin grandes demoras.
La mayoría de las personas que utilizan un edificio, no piensan ni por un segundo en cómo funciona, o ni siquiera son conscientes de que las instalaciones son un conglomerado complejo e intrincado de muchos sistemas dispares. Pero existe al menos una persona, muy a menudo casi invisible en el día a día de una instalación bien manejada, que es constantemente consciente de sus necesidades y se hace responsable de asegurar que todo esté funcionando de manera permanente y en sus capacidades óptimas. Esta persona, es el gerente de instalaciones.
Los gerentes de instalaciones tienen muchas responsabilidades. Externamente, son el punto de contacto entre una empresa y la municipalidad o entidades normativas. Internamente, son la interfaz entre una empresa y sus edificios, asegurando que el entorno construido satisfaga las necesidades de los empleados y sostenga los objetivos de la compañía.
Existe una buena cantidad de matices en el mundo de la administración de propiedades comerciales, en términos de roles y cargos. Por ejemplo, "Administrador de la Propiedad" tiende a significar alguien que está a cargo de un edificio con múltiples inquilinos, mientras que un "Gerente de Instalaciones" tiende a supervisar a un inquilino único, en una planta autónoma o dentro de instalaciones para múltiples inquilinos. Dependiendo del tamaño de la compañía, el departamento de administración de las instalaciones interno puede emplear a una docena de empleados, o podría emplear sólo a uno. Habitualmente, la función es desarrollada internamente, pero también existen firmas multinacionales de tercerización que brindan servicios de administración de instalaciones. Para simplificar, este artículo utilizará "administración de instalaciones" como término abarcativo de las funciones del campo de la administración corporativa de los bienes raíces. 
La administración de instalaciones y la administración de propiedades es una profesión en aumento en Latinoamérica, dice Lyman Daniels, presidente de CB Richard Ellis México. CB Richard Ellis ofrece servicios de administración de bienes raíces comerciales en todo el mundo. El crecimiento de este campo en Latinoamérica comenzó hace unos 15 años, con el advenimiento del NAFTA, pero incluso hasta hace cinco años podía considerarse que estaba en sus inicios en México, comenta. 
Por seguridad, los edificios comerciales del mundo están administrados, incluso cuando no haya nadie trabajando allí que porte el título de "Gerente de Instalaciones". "El pasto está cortado, hay que impedir que el techo tenga goteras y asegurarse que las luces se enciendan por la mañana", dice Anthony Serdula, presidente de A. Anthony Corp., una empresa de servicios para edificios que brinda servicios de administración de administración de instalaciones y propiedades. Lo que él ha notado en su trabajo en Latinoamérica, por ejemplo, a nivel de negocios de empresas locales, es que existe una confianza mucho mayor en asociaciones y personas locales, en comparación con comerciantes o proveedores de servicios nacionales. "Los matices locales siempre entran en juego".
Como en el resto del mundo, la globalización está comenzando a cambiar el aspecto local sobre la manera de administrar instalaciones en Latinoamérica. Por ejemplo, en México y Latinoamérica en general, en los últimos tres años se ha visto un enorme cambio hacia la tercerización de la administración de instalaciones a medida que las empresas intentan ocuparse cada vez más de las competencias centrales, dice Lyman. 
Antes, la administración de las instalaciones se efectuaba de manera interna, tal vez por algún gerente de RRHH o un empleado de compras. "Era simplemente un trabajo más", agrega. 
Otro factor que está comenzando a ejercer presión en las empresas para la contratación de gerentes de instalaciones profesionales, es la creciente utilización de sistemas dentro de las instalaciones, así como su creciente complejidad y sofisticación. Por ejemplo, los sistemas de seguridad humana eran mucho más simples 10 años atrás, dice Lyman. "En la actualidad, son mucho más avanzados, sensibles y poderosos", agrega, "y existen plataformas más altas y avanzadas".
No sólo existe el potencial de falla significativa con una persona no profesional que podría no estar capacitada para resolver las complejidades del sistema, sino que también podría desperdiciarse dinero cuando los complejos sistemas no funcionan a su capacidad óptima. 
"Es sorprendente cuánta más capacidad puede instalarse en edificios que los propietarios no conocen o no saben cómo utilizar", comenta Lyman.
La administración profesional de instalaciones es un rol muy habitualmente visto en grandes empresas multinacionales con una cartera de instalaciones de Clase A, pero a medida que la sofisticación de los edificios continúa sobrepasando las capacidades de la típica persona no especializada, más y más propietarios de negocios están buscando administradores de instalaciones para manejar sus edificios. 
"Antes, eran sólo las compañías del Fortune 50 o Fortune 100", dice Lyman, "pero ahora las compañías de segundo y tercer nivel están comenzando a reconocer el poder de contar con profesionales capacitados para operar sus sistemas". 

Los diversos roles de la administración de instalaciones
A medida que se expande la administración de instalaciones como profesión en Latinoamérica, seguramente será de utilidad tener una mejor comprensión de qué es lo que hace exactamente un gerente de instalaciones. Cuando los gerentes de instalaciones hablan de sus trabajos, a menudo surge la idea de pulpo. Los gerentes de instalaciones no solamente deben encargarse de los muchos y variados aspectos del funcionamiento de un edificio, sino que a menudo deben hacer varias cosas a la vez. Otra frase que frecuentemente surge al hablar del tema es "no hay dos días idénticos". 
Con todo lo dinámico que puede ser este trabajo, la función del gerente de instalaciones puede dividirse en alrededor de cinco grandes categorías, según Joe Havey, presidente de la consultora Havey Real Estate. Estas son, el confort de los ocupantes/inquilinos, administración de energía, supervisión de proyectos relacionados con capital, manejo de la seguridad contra incendios y humana, y más recientemente, todo lo relativo a la sostenibilidad. 
El confort de los ocupantes pude tomar una gran parte del día de cualquier gerente de instalaciones. Un gerente de instalaciones debe equilibrar el tratamiento de estas diarias y urgentes necesidades –comúnmente conocidas como "apagar incendios"– y los aspectos de largo plazo de su trabajo. El confort de los ocupantes abarca todo lo que se encuentra en el entorno construido interno: el suministrar la luz adecuada, asegurar el condicionamiento del aire en los parámetros apropiados, mantener niveles ergonómicos saludables en los puestos de trabajo, maximizar el desempeño acústico del espacio, etc. En muchas empresas, el gerente de instalaciones también supervisa la calidad de los servicios auxiliares, tales como las cafeterías internas o las áreas de ejercicio.
Esta es la manera más común en que los inquilinos del edificio interactúan con el equipo de su gerente de instalaciones, pero hay mucho más en lo que hace a la administración de instalaciones detrás de cámara. La supervisión de proyectos de capital es un componente significativo de la administración de instalaciones. Esto incluye todo, desde supervisar las estimaciones de inquilinos (en ocasiones conjuntamente con un gerente de proyecto) hasta reemplazar sistemas del edificio tales como el techo, el sistema HVAC u otros sistemas mecánicos. Además de la instalación, el departamento de administración de instalaciones efectúa el mantenimiento de estos sistemas. 
La idea del mantenimiento y supervisión continua de los sistemas de un edificio, interviene en otros dos aspectos del rol de la administración de instalaciones: la administración de la energía y la sostenibilidad. Cada año que pasa, los gerentes de instalaciones cuentan con más y más herramientas a su disposición, para ayudar a la actividad a comprender y controlar uno de sus gastos más importantes: la energía. En el pasado quedaron los días donde las canillas de agua podían dejarse abiertas libremente o las luces quedaban encendidas todo el día. A medida que las compañías del mundo se ajustan los cinturones, a menudo se recortan los presupuestos operativos, forzando a los gerentes de instalaciones a buscar formas para hacer que las empresas funcionen de la manera más eficiente posible. Las estrategias incluyen la instalación de sensores de ocupación en el sistema de iluminación, la utilización de accesorios de plomería que consumen menos agua y el acondicionamiento del espacio únicamente cuando está ocupado en lugar de acondicionarlo 24/7. Se dice que la eficiencia de la energía es la primera y más abundante fuente de energía potencial, y que queda a criterio de los gerentes de instalaciones la evaluación de sus edificios para dar solución a las áreas donde se desperdicia energía. Esto puede incluir la instalación de sub medidores para controlar cómo se utiliza exactamente la energía en una instalación o el retro comisionamiento del edificio para asegurarse de que todo está funcionando como debería. 
Además de presupuestos más ajustados, tales iniciativas tienen su origen en una creciente conciencia sobre temas de sostenibilidad. Dado que las corporaciones buscan convertirse en mejores ciudadanos globales, a menudo buscan que sus departamentos de administración de instalaciones conduzcan iniciativas de sostenibilidad o den apoyo a los objetivos establecidos por otros departamentos dentro de la empresa. Algunos ejemplos de las funciones del departamento de administración de instalaciones son, el ofrecer a los inquilinos un medio para reciclar sus flujos de agua residual, instalar bicicleteros y vestuarios para fomentar modos alternativos de transporte, instalar una mesa de informes en el vestíbulo con el fin de que los inquilinos puedan ver en tiempo real cómo están consumiendo su energía y fomentar la impresión en doble faz. En los Estados Unidos, es el gerente de instalaciones quien frecuentemente busca que el edificio sea clasificado como de bajo consumo de energía o sostenible, por ejemplo mediante el programa Energy Star de la Agencia de Protección Ambiental de los Estados Unidos, o el programa LEED del Consejo de Edificios Verdes de los Estados Unidos (Liderazgo en Diseño de Energía y medio Ambiente).

El rol del gerente de instalaciones en la seguridad contra incendios y seguridad humana 
Pero un aspecto del trabajo de un gerente de instalaciones tiene prioridad sobre el resto: el mantenimiento de los sistemas de protección contra incendios y seguridad humana. 
"La seguridad contra incendios y la seguridad humana tienen prioridad sobre todo lo demás" dice Havey. "En reuniones de presupuesto, esos son los ítems que se aprueban instantáneamente".
Los gerentes de instalaciones son los responsables de las reparaciones, mantenimiento, y prueba de los sistemas de protección contra incendios y seguridad humana. Una de las causas de la preeminencia de este aspecto del trabajo del gerente de instalaciones, es el tema de la responsabilidad. 
"El riesgo es real y debe ser manejado", dice Havey. La importancia central del manejo de riesgos está ampliamente reconocida.
"En Cushman and Wakefield, la salud, la seguridad humana y la respuesta a la emergencia son consideradas competencias centrales del administrador profesional de propiedades", dice Jim Rosenbluth, director general del Manejo de Crisis en Cushman and Wakefield, una firma de servicios de bienes raíces comerciales. "La mitigación del riesgo es integral a todo lo que hace un administrador de propiedades. Todo se ve desde esa óptica".
Para comenzar, los gerentes de instalaciones se familiarizan con los sistemas que de hecho se hayan instalados en el edificio. A menudo, nuevo el gerente de instalaciones de un edificio existente, puede heredar un rejunte de sistemas agregados a lo lago del tiempo. De modo que se pone mucho cuidado al evaluar lo que ya está instalado, si es interoperativo o no, y en qué etapa se encuentra en el marco de la expectativa de su vida útil. En construcciones nuevas, tales como en proyectos de espacios adicionales, el gerente de instalaciones puede ayudar a los diseñadores de sistemas a comprender el uso del espacio y las necesidades de los ocupantes, con el fin de instalar sistemas adecuados.
El gerente de instalaciones también se familiariza con los códigos aplicables, los pasos de mantenimiento requeridos por el fabricante y cualquier otro requisito de mantenimiento requerido por la jurisdicción local, dice Havey. Asimismo, cualquier recomendación solicitada por la compañía aseguradora, se encuentra también dentro de la órbita de competencia del gerente de instalaciones. 
Con la globalización, un aspecto que tiene un efecto sobre qué sistemas se mantienen, son las prácticas estándar de la cartera. Cuando las corporaciones multinacionales abren nuevas sucursales, se da cumplimiento a los códigos locales, pero para lograr una uniformidad en la cartera, se emplean medidas adicionales.
Las tareas del gerente de instalaciones en relación a la seguridad contra incendios y a la seguridad humana continúan mediante pruebas y mantenimiento preventivo de los sistemas con un cronograma regular. "Algunos podrían decir que no hay prepuesto para efectuar mantenimiento, reparaciones y pruebas", continúa Havey. "Pero no es trabajo del departamento de bomberos el mantener dichos sistemas. Es trabajo del gerente de instalaciones mantenerse al tanto de los requisitos de prueba y mantenimiento de sus sistemas".
Dado que los sistemas de protección contra incendios y de seguridad humana son aspectos de un edificio que cualquiera esperaría no tener que utilizar, pueden quedar relegados en la cabeza de muchas personas. Pero los buenos gerentes de instalaciones están siempre pendientes de dichos sistemas de seguridad, desde el control visual diario durante sus rondas de guardia, hasta los controles rutinarios de funcionamiento de la presión o la prueba del correcto funcionamiento de estroboscopios y sirenas.
Además de asegurar que los sistemas funcionen de manera correcta, el gerente de instalaciones se asegura que los recorridos de salida se mantengan limpios y sin obstrucciones, que las rutas de evacuación se encuentren claramente señalizadas y que se hayan tomado las medidas necesarias para suministrar la energía de emergencia a los sistemas de seguridad contra incendios y seguridad humana. En ocasiones, los gerentes de instalaciones deben salvar a los ocupantes "de ellos mismos", jugando el papel del "malo" al insistir en mantener alejados del lugar de trabajo los riesgos de incendio. Su interacción en el día a día con la población del edificio puede ayudar a los gerentes de instalaciones a conocer la mejor manera de fomentar que artículos tales como velas, calefactores, y materiales inflamables (tales como guirnaldas de papel crepe colgadas de los cielorrasos) no sean llevados al lugar de trabajo.
Pero por supuesto, el gerente de instalaciones no es únicamente responsable de los sistemas y el edificio como objeto físico. Manejar la seguridad de los ocupantes de las instalaciones es lo primero en su lista de tareas, de modo que los gerentes de instalaciones con frecuencia están encargados de crear y mantener los planes de respuesta a emergencias, de trabajar con otros departamentos para establecer cadenas de mando durante emergencias, informar a la población del edificio sobre los correctos procedimientos en caso de emergencia y efectuar simulacros con el fin de inculcar un nivel de memoria muscular en la preparación para la emergencia de la población. Los gerentes de instalaciones también toman en cuenta las necesidades de evacuación de los inquilinos que pudieran necesitar asistencia adicional, tales como empleadas embarazadas o aquellos cuya movilidad esté comprometida. 
Los gerentes de instalaciones juegan un papel importante en una situación de emergencia, dado que son la fuente de información para los socorristas primarios. Nadie conoce mejor que ellos la ubicación de materiales peligrosos, cómo operar el cierre de los sistemas y dónde podrían estar ubicados los ocupantes con necesidades especiales. Es la responsabilidad del gerente de instalaciones la de preparar su instalación para una emergencia, con plena conciencia sobre la capacidad de infraestructura de respuesta a la emergencia de su jurisdicción y la de ser auto eficiente hasta el punto que sea necesario, hasta que los socorristas de emergencia puedan llegar a escena. Luego de ese momento, ocupan una función de soporte. 
Mientras que la administración profesional de instalaciones aún continúa ganando terreno en Latinoamérica, nuestro mundo cada vez más compacto está creando un concepto universal de lo que la función conlleva.
"Las empresas se han globalizado en gran medida, y esa globalización ha tenido un impacto positivo en la habilidad para difundir prácticas recomendables",dice Rosenbluth. El significado de una buena administración de instalaciones significará con el tiempo lo mismo, sin importar la ubicación geográfica. 
En Latinoamérica, Lyman caracteriza este campo como ávido de tecnología, en particular, de tecnología de seguridad/ seguridad humana, prácticas recomendables e información. Impulsada por las interacciones entre carteras, y con pares locales, la administración de instalaciones sólo seguirá creciendo como profesión. 
"Existen diferencias en la práctica local, pero estas diferencias se están homogenizando lentamente debido a la globalización", dice Lyman. "Lentamente, un edificio Clase A está comenzando a tener el mismo significado, no importa de qué país se trate".


Naomi Millán es editora asociada de Building Operating Management

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